جزوه درس اصول مدیریت۱ 
استاد: آقای صفری
لطفاً برای دیدن متن جزوه روی ادامه مطلب کلیک نمایید...
۹/۱۲/۱۳۸۷
وظایف اصلی مدیریت
1- برنامه ریزی
2- سازماندهی
3- رهبری
4- کنترل و نظارت
مدیریت هم علم است هم هنر...
مدیریت بحران:
سیستم:
تئوری سیستم ها:
مدیریت در عصر جدید:
آزادی تجارت:
اصول مدیریت علمی تیلور
1- پایه و اساس مدیریت بر مسائل علمی استوار گردد.
2- بکارگیری و استخدام نیروی کار مبتنی بر مسائل علمی باشد.
3- ایجاد تعامل و همکاری بین کارگران و کارفرما در راستای انجام کار گروهی.
4- لزوم آموزش کارکنان
ویژگی مدیران از نظر فیول
1- تقسیم کار 2- اقتدار و مسئولیت 3- انضباط 4- وحدت فرماندهی 5- وحدت رهبری 6- تبعیت 7- پرداخت دستمزد و پاداش 8- تمرکز
9- زنجیر نردبانی 10- نظم و ترتیب 11- عدالت و انصاف 12- ثبات و نگهداری شغل 13- ابتکار 14- روحیه یگانگی (اتحاد) کار گروهی
۱۶/۱۲/۱۳۸۷
وظایف مدیریت
1- برنامه ریزی...
تعریف برنامه ریزی: برنامه ریزی شامل انتخاب هدفها، استراتژیها و سیاستهای سازمانی همچنین برنامه ها و روش های تحقق آن اهداف می باشد.
برنامه ریزی =====> یک تصمیم گیری است
2- سازماندهی...
تعریف اول سازماندهی: سازماندهی عبارت است از شناسایی و گروه بندی فعالیتها، تعیین اختیار و مسئولیتهای شاغلین، تغییر مراتب سطوح مختلف سازمانی و ایجاد هماهنگی بین وظایف و فعالیتها.
تعریف دوم سازماندهی: سازماندهی شامل ایجاد یک ساختار ارادی نقش ها از طریق تعیین فعالیتهایی است که برای تحقق اهداف سازمان لازم است صورت بگیرد.
نکته: سازماندهی نیل به هدف را میسر می سازد.
3- رهبری (هدایت)...
تعریف رهبری: رهبری عبارت است از فرایند قدرت نفوذ در دیگران به نحوی که افراد مذکور از رهبر پیروی نمایند.
دو عامل اصلی در رهبری ارتباط و انگیزش می باشند.
تعریف ارتباطات: ارتباطات فرایندی است که اشخاص از طریق انتقال علامت های پیام، مبادرت به دریافت پاسخ می نمایند.
تعریف انگیزش: عامل درونی است که افراد را به انجام کاری وا می دارد.
4- کنترل (نظارت)...
یعنی سنجش عملکرد با استانداردها یا معیارهایی که برای تعیین کار مشخص گردیده است.
فرایند کنترل دارای 4 مرتبه به شرح زیر می باشد:
1- تعیین استانداردها و معیارها
2- سنجش (مطابقت دادن) عملکرد با استاندارد
3- تشخیص انحرافات و تعیین علل آن
4- اقدامات اصلاحی
5- استخدام (بکارگیری نیروی انسانی)... (از وظایف مکمل وظایف چهارگانه مدیریت می باشد)
یعنی پر کردن و حفظ پست های سازمانی که بوسیله ی ساختار سازمانی فراهم شده است.
فرایند برنامه ریزی مدیریت منابع انسانی:
1- تعیین موجودی نیروی انسانی سازمان
2- مطالعه و بررسی اهداف و برنامه های سازمانی
3- برآورد نیاز سازمان به نیروی انسانی
4- برآورد میزان عرضه نیروی انسانی
5- مقایسه بین عرضه و تقاضای نیروی انسانی و تطابق با نیازها و اهداف سازمانی
6- هماهنگی (جوهر مدیریت)... (از وظایف مکمل وظایف چهارگانه مدیریت می باشد)
در واقع ایجاد هماهنگی بین کوشش های فردی در جهت کسب اهداف گروهی یا سازمانی مقصود مدیریت است.
خط مشی و انواع آن
2ویژگی بارز خط مشی عبارتند از:
1- خط مشی یک الگوی عملی می باشد نه یک رویداد مجرد و انتزاعی
2- اجرای خط مشی به دلیل نیاز به هماهنگ ساختن عوامل ناسازگار یا ایجاد انگیزه در افرادی که دارای اهداف مشترکی هستند و با یکدیگر همکاری می نمایند، برای تحقق یک اقدام جمعی و یا گروهی به عنوان یک عامل اجتماعی محسوب می شود.
انواع خط مشی:
1- خط مشی قضائی: مثال: آراء مراجع قضائی یا احکام دیوان عالی کشور
2- خط مشی اجرایی: مثال: مصوبات هیأت دولت یا بخشنامه ها و دستورالعملهای وزارتخانه ها و سازمان ها
3- خط مشی تقنینی: مثال: قوانین موضوعه
تفویض اختیار (واگذاری اختیار)
هنگامی که یک بالادست به یک زیردست اجازۀ اتخاذ تصمیم می دهد، اختیار واگذار می شود. بالادستان نمی توانند اختیاری را واگذار نمایند که خود دارای آن نیستند، همچنین واگذاری اختیار می تواند ویژه یا کلی، نوشته یا نانوشته باشد.
نکته: نخستین مقصود از واگذاری اختیار فراهم آوردن امکان پایداری سازمان است. همچنان که در یک سازمان هیچ فردی نمی تواند همۀ کارهایی را که برای دستیابی به مقصدی گروهی ضروری است به تنهایی انجام بدهد، برای یک شخص نیز غیر ممکن است در حالی که سازمان رشد می کند و گسترده تر می شود همۀ اختیار تصمیم گیری را به تنهایی به کار گیرد.
ویژگی های مدیران توانمند در امر واگذاری اختیار:
1- دارا بودن روحیۀ پذیرش
2- آمادگی برای سپردن کار
3- فرصت اشتباه کردن را به دیگران دادن
4- آمادگی برای اعتماد کردن به زیر دست ها
5- آمادگی برای برپاداشتن و بکاربستن نظارت های کلی و گسترده
۲۳/۱۲/۱۳۸۷
تعریف مدیریت:
نکته:
5 نکتۀ اساسی در تعریف مدیریت:
1) مدیریت یک فراگرد است...
فراگرد یعنی تغییر به سوی هدف با بهره گیری از ساز و کار مناسب
2) مدیریت بر هدایت تشکیلات منابع انسانی تأکید دارد
3) مدیریت مؤثر مبتنی بر تصمیم گیری مناسب و دستیابی به اهداف مطلوب است
4) مدیریت کارا متضمن تخصیص و مصرف مدبرانه منابع است
5) مدیریت بر فعالیتهای هدف دار تمرکز دارد
تقسیم کار (شروع علم اقتصاد با تقسیم کار می باشد)
تقسیم کار:
نکته:
دانش اقتصاد با تقسیم کار شروع شد. آدام اسمیت با اجرا نمودن تقسیم کار در کارخانۀ سنجاق سازی به 2 نتیجۀ اساسی نائل گردید، نخست اینکه هر یک از افراد در کار خود مهارت بیشتری کسب کردند که این مسئله موجب افزایش کیفیت گردید. دوم اینکه از اتلاف زمان و توان به دلیل تعویض وسایل کار و جابجایی های بی مورد جلوگیری به عمل آمد.
مفهوم نقش در تقسیم کار:
تقسیم کار از نظر تیلور (پدر مدیریت علمی):
تیلور هم کار خود را با تقسیم کار شروع کرد. وی اعتقاد داشت در سازمان بایستی بین کارگر و کارفرما یک تقسیم کار منطقی وجود داشته باشد، بطوری که کارفرما با مدیریت برنامه ریزی نماید و کارگر اجرای مطلوب برنامه را بر عهده بگیرد.
تقسیم کار از نظر فیول (پدر تئوری مدیریت عملیاتی نوین):
فایول در سطح وسیعتر به فرایند تقسیم کار می نگرد وی فعالیتهای سازمانها را در حیطه های مختلفی طبقه بندی می نماید.
صف و ستاد
سازمان ها معمولاً از واحدهای متعددی تشکیل می شوند که آنهارا بطور کلی به دو دسته می توان تقسیم نمود، 1) واحدهای ستادی یا پشتیبانی 2) واحدهای صفی
واحدهای ستادی برای پشتیبانی از واحدهای فنی ایجاد می شوند. وظایف و کارهای واحدهای صفی بطور مستقیم با اهداف و برنامه های سازمان در ارتباط است، یعنی انجام وظایف واحدهای صفی بطور مستقیم به تحقق اهداف سازمان کمک می کند، در حالی که واحدهای ستادی بطور غیرمستقیم از طریق کمک به انجام وظایف واحدهای صفی در تحقق اهداف سازمان مؤثرند.
ضرورت وجود واحدهای ستادی در سازمان
1- توسعه یافتن سازمان و مطرح شدن نیاز به بخشهای پشتیبانی برای حمایت از بخشهای عملیاتی (صفی)
2- افزایش پیچیدگی در فراگردها، جریان کارها، روش ها و عناصر سازمانی به ویژه افزایش پیچیدگی فناوری در سازمان نیاز به واحدهای ستادی و پشتیبانی را اجتناب ناپذیر نموده است
انواع واحدهای ستادی
1لف) ستاد شخصی: واحد یا فردی است که بطور اختصاصی در خدمت یک مدیر اجرایی قرار دارد
ب) ستاد تخصصی: منظور واحد تخصصی است که برای انجام وظایف ویژه ای ایجاد می گردد (نظیر واحد حسابداری)
ج) ستاد عمومی: منظور واحدی است که کمک های گسترده ای به مدیریت عالی سازمان می کند و فعالیتهای آن مانند سایر واحدهای پشتیبانی محدود به انجام وظایف یک ادارۀ خاص نمی شود
ستاد عمومی خود بر دو نوع می باشد:
ج-1) ستاد عمومی شخصی: فرد یا واحدی است که به رئیس سازمان کمک می کند و همانند چشم و گوش در خدمت وی قرار می گیرد
ج-2) ستاد عمومی تخصصی: واحدی است که برای انجام اموری نظیر بازاریابی، طراحی، مهندسی و نظایر آن ایجاد می شود و با توجه به اهداف و منابع کلی سازمان به انجام وظیفه می پردازد
۲۱/۰۱/۱۳۸۸
تقسیم کار عمودی
معمولاً در سازمان های بزرگ سه سطح مدیریت عالی، میانی و عملیاتی پیش بینی می شود. این سطوح سلسله مراتبی را تشکیل می دهند که هرچه از سطح پایین آن روبه بالا برویم میزان قدرت و اختیار افزایش می یابد، به این ترتیب نوعی تقسیم کار بین واحدهای سطوح متعدد سلسله مراتب سازمان ایجاد می شود که به آن تقسیم کار عمودی گویند.
در تقسیم کارعمودی 3موضوع قابل تأمل و بررسی می باشد:
1- تعداد سطوح سازمانی مورد نیاز بر اساس سلسله مراتب سازمانی:
2- حیطه نظارت:
3- درجه تمرکز:
توضیح میزان تمرکز و عدم تمرکز:
روشهای جدید در سازماندهی:
1- کوتاه ساختن خط فرمان:
2- کاهش وحدت فرماندهی:
3- گسترش حیطۀ نظارت و کنترل:
4- افزایش تفویض اختیار در راستای توانمند سازی کارکنان:
5- افزایش عدم تمرکز با اعمال نظارت متمرکز:
6- کاهش واحدها و بخش های ستادی:
سازماندهی و انواع آن
عصر حاضر عصر سازمانهای بزرگ و پیچیده است و مدیر امروز بایستی از چگونگی سازماندهی و نحوۀ ایجاد این سازمانها و همچنین انجام اصلاحات و تغییرات ضروری آنها آگاه باشد. در سازماندهی وظایف و اختیارات و مسئولیت های واحدها و پست های سازمانی مشخص شود، نحوۀ هماهنگی و ارتباط بین آنها معین شود. سازماندهی فعالیت مستمر و مداومی است که مدیر همواره با آن روبرو است و منحصر به طراحی سازمان در ابتدای آن نمی شود. برای سازماندهی باید به عوامل مختلفی چون نوع فعالیت سازمان، محیط سازمان و خط مشی های کلی آن توجه کرد.
انواع سازماندهی
1- سازمان بر مبنای وظیفه یا هدف:
نکته:
مزایا و محدودیت های سازمان بر مبنای وظیفه یا هدف:
2- سازمان بر مبنای نوع تولید یا عملیات:
مزایا و محدودیت های سازمان بر مبنای نوع تولید یا عملیات:
3- سازمان بر مبنای منطقۀ عملیات (فعالیت):
مزایا و محدودیت های سازمان بر مبنای منطقۀ عملیات (فعالیت):
4- سازمان بر مبنای ارباب رجوع یا مشتری:
مزایا و محدودیت های سازمان بر مبنای ارباب رجوع یا مشتری:
نمونه سؤالات مدیریت
1)مدیریت علم است یا هنر؟
2)خصوصیت اساسی علم را توضیح دهید؟
3)سیستم چیست؟
4)سیستم باز و سیستم بسته را توضیح دهید؟
5)حالت تعادل پویا در تئوری سیستم را توضیح دهید؟
6)ماهیت اساسی سیستم های اجتماعی را بیان کنید؟
7)اثرات محیطی سیستم مدیریت را توضیح دهید؟
8)اهمیت و جایگاه سیستم ارتباطات را در فرایند مدیریت بیان نمایید؟
9)از جمله ستاده های سازمانی ناشی از رویکرد سیستمی مدیریت ارضاء نیازها و یک پارچه شدن هدف می باشد، این دو مورد را توضیح دهید؟
10)دلایل تأخیر در توسعۀ تئوری مدیریت را بیان کنید؟
11)عوامل مؤثر افزایش رقابت برای توسعۀ تئوری مدیریت در سالهای اخیر را بیان نمایید؟
12)بهره گیری از روشهای علمی برای افزایش کارایی تولید و بهره وری نیروی انسانی را از دیدگاه تیلور بیان نمایید؟
13)اصول اساسی در رویکرد مدیریت علمی تیلور را بیان کنید؟
14)ارتباط اقتدار و مسئولیت را در نظریه مدیریت نوین فیول توضیح دهید؟
15)وظایف اصلی مدیریت را توضیح دهید؟
16)تصمیم گیری را تعریف و مراحل آن را بیان نمایید؟
17)شرایط معینی که باید قبل از تصمیم گیری منطقی وجود داشته باشد را بیان کنید؟
18)تکنیک تحقیق و تحلیل را به عنوان مؤثرترین تکنیک انتخاب گزینه ها توضیح دهید؟
19)عوامل مؤثر در تصمیم گیری مدیریت را نام ببرید؟
پایان درس اصول مدیریت۱
کتاب اصول مدیریت تا صفحه ۲۱۲ نیز شامل مباحث اصول مدیریت۱ می باشد مطالعه شود.
موفق باشید...
1-مقدار تعهد 2-انعطاف پذیری برنامه ها 3-اطمینان از اهداف و مفروضات 4-قابلیت کمی شدن برنامه ها 5-تأثیر انسان این رویکرد برای حل یک مسئله اول درک آن را ضروری می شناسد. بنابرین شامل تحقیق در مورد روابط بین متغییرها، محدودیتها، و فرضیات مهمی است که بر هدف مربوطه تأثیر دارند. ثانیاً حل یک مسئله برنامه ریزی مستلزم خرد کردن اجزای عوامل ملموس و غیر ملموس مورد مطالعه است. خصوصیت اصلی تحقیق وتحلیل این است که مدلی شبیه به مسئله مورد نظر توسعه داده می شود به این ترتیب غالباً مدلهایی از ساختمانها به صورت نقشه های دقیق یا ماکت تهیه می گردد. در وهلۀ اول باید برای تحقق هدفی کوشش شود. ثانیاً باید درک روشنی از گزینه ای که درجهت تحقق هدف است، داشت. ثالثاً باید بتوان گزینه ها را در پرتو هدف مورد نظر ارزیابی کرد، و بالاخره باید گرایش داشت بهترین گزینه را برای تحقق هدف انتخاب کرد. تصمیم گیری، یا انتخاب از میان گزینه های مختلف انجام یک کار، هستۀ اصلی برنامه ریزی را تشکیل می دهد. در واقع تصمیم گیری به عنوان گامی در برنامه ریزی در نظر گرفته شده است. مراحل آن: 1-تعیین مفروضات 2-تعیین گزینه ها 3-ارزیابی گزینه ها 4-انتخاب یک گزینه یعنی اتخاذ یک تصمیم 1-برنامه ریزی: شامل انتخاب هدفها-و استراتژیها، سیاستها، برنامه ها و روشها برای تحقق آنها-برای کل مؤسسه یا برای هر قسمت سازمان یافته از آن می باشد. 2-سازماندهی: شامل ایجاد یک ساختار ارادی نقشها از طریق تعیین فعالیتهایی که برای تحقق هدفهای یک مؤسسه و هر بخش از آن لازم است، گروه بندی این فعالیتها، تخصیص چنین گروههایی از فعالیتها به یک مدیر، تفویض اقتدار و اختیارات برای پیشبرد آنها و فراهم ساختن هماهنگی بین اختیار و روابط اطلاعاتی افقی و عمودی در ساختار سازمان می باشد. 3-استخدام: شامل پر کردن و حفظ پستهایی است که بوسیلۀ ساخت سازمان فراهم شده است. 4-رهبری: این وظیفه عمدتاً مربوط به جنبۀ روابط متقابل افراد در مدیریت می باشد. چون رهبری متضمن پیروی است و افراد گرایش دارند از کسانی پیروی کنند که ملاحظه می کنند وسیله ای برای ارضای نیازها، خواسته ها و تمایلات آنها هستند، قابل درک است که این زمینه از مدیریت شامل انگیزش، سبکهای رهبری و ارتباطات مؤثر می باشد. 5-کنترل: کنترل یا نظارت اندازه گیری و تصحیح فعالیتهای زیر دستان جهت کسب اطمینان از این امر است که وقایع با برنامه ها تطابق دارند. در این مورد فیول دریافت که اقتدار و مسئولیت با هم مرتبط بوده و مسئولیت در نتیجۀ اقتدار و ناشی از آن است. او اقتدار را به عنوان ترکیبی از عوامل مقام (حاصل از پست مدیر) و شخص (متشکل از هوش، تجربه، ارزش اخلاقی، سابقه خدمت و غیره) ملاحظه می کرد. 1- جایگزین کردن قوانین سرانگشتی با علم (دانش سازمان یافته). 2- به دست آوردن هماهنگی به جای ناسازگاری در عملیات گروهی. 3- تحقق همکاری بین افراد به جای فردگرایی بدون نظم و انظباط. 4- کار برای بدست آوردن حداکثر ستاده به جای ستاده محدود. 5- پرورش و تربیت کامل تمام کارگران برای بهبود وضع خود و بیشترین رونق شرکت خود. مسئلۀ اساسی تیلور در سراسر زندگیش افزایش کارایی تولید، نه تنها از طریق کاهش هزینه ها و افزایش سود بلکه فراهم آوردن امکان پرداخت بیشتر به کارگران در مقابل بهره وری بیشتر آنان بود. تیلور دریافت که مسئلۀ بهره وری مربوط به نادانی هم مدیریت و همچنین کارگر می شود. بخشی از این نادانی از این حقیقت ناشی می شود که هم مدیران و هم کارگران نمی دانند چه چیزی یک روز کار منصفانه و یک دستمزد روزانه منصفانه را تشکیل می دهد. تیلور مسئلۀ بهره وری را به عنوان پاسخی به دستمزدهای بالاتر و سود بیشتر تلقی می کرد و او عقیده داشت که استفاده از روشهای علمی، به جای رسوم و قوانین سرانگشتی، می تواند این بهره وری را بدون هزینه بیشتر انرژی یا کوشش انسانی تحقق پذیر سازد. 1- انتشار دانش فنی که موجب شده است تعداد زیادی از بنگاهها و ملتها برای بازارهای جهانی رقابت نمایند. 2- آزادی تجارت. 3- تغییر بازارهای فروشندگان به خریداران. 4- افزایش سرمایه گذاری سرمایه ای و افزایش ظرفیت و بالاتر رفتن سطح نقاط سر به سر. 5- نرخ تغییر سریع تکنولوژی که می تواند در واقع یک شبه کالایی را منسوخ نماید یا هزینه های آن را کاهش دهد. قرنها شغل تجارت دارای احترام کمی بود.- اشتغالات فکری اقتصاددانان در مورد اقتصاد سیاسی و جنبه های غیرمدیریتی تجارت بوده است.- سالهای زیادی در میان مدیران تجاری، دولتی و سایر سازمانها این باور شیوع داشته که مدیریت آمادۀ پذیرش تئوری نیست و مدیریت به طور کلی یک هنر بوده و به هیچ وجه یک علم نیست.- صاحبان مؤسسات تجاری و خود مدیران در گذشته از توسعۀ تئوری مدیزیت ممانعت به عمل می آوردند. اگر سازمانی امید دارد کمکهای اعضاء خود را اخذ و نگاهداری نماید باید رضایت زیادی فراهم نماید. این امر نه تنها مربوط به نیازهای مادی اساسی (مثل به دست آوردن پول برای خرید غذا و مسکن) می باشد بلکه مربوط به نیازهای پیوستگی، مقبولیت، احترام و شاید حتی به خود واقعیت بخشیدن نیز می باشد. ستاده دیگر یکپارچه شدن هدف است. مدعیان متفاوت شرکت انتفاعی دارای هدفهای متفاوت و اغلب متخالف می باشند. این وظیفه مدیران است که تضادها را حل کرده و این هدفها را یک دست و یکپارچه سازند. ارتباطات فراگرد کلی مدیریت را منتشر می کند، ارتباطات وظایف مدیریت را یکپارچه ساخته و شرکت را با محیط خود مرتبط می کند. ارتباطات برای برای انتخاب، ارزیابی و آموزش مدیران جهت ایفای نقش خود ضروری است. همین طور رهبری مؤثر و ایجاد محیطی برای برانگیختن انگیزش به ارتباطات بستگی دارد. به علاوه از طریق ارتباطات یک نفر می تواند تعیین نماید که وقایع و عملکردها با برنامه ها مطابقت دارد یا خیر. این ارتباطات است که مدیریت را امکانپذیر می سازد. دومین وظیفه سیستم ارتباطات، مرتبط ساختن سازمان با محیط خارجی اش، که بسیاری از مدعیان در آن قرار دارند می باشد. بدون تردید هیچ فردی به عنوان مدیر، تئوریسین یا دانشجو که به مدیریت علاقمند باشد نمی تواند ماهیت مدیریت را به عنوان سیستمی باز نادیده انگارد. هدفها و برنامه ها هیچ کدام نمی توانند احتمالاً در خلأ یک سیستم بسته شرکتی تعیین گردد. بازارها، مقررات دولتی، رقبا، تکنولوژی و عناصر بسیار دیگر که مربوط به محیط شرکت می باشد، برنامه ها و هدفها را تحت تأثیر قرار داده و نمی توانند در مد نظر قرار نگیرند. همین طور هیچ مدیر با تجربه ای نمی تواند این حقیقت را نادیده بگیرد که آنها محصول و تحت تأثیر محیط فرهنگی خود هستند. سیستمهای اجتماعی اساساً سیستمهای ساختگی هستند. آنها به وسیلۀ افراد ساخته شده اند و سیستمهای ناقصی هستند. آنها می توانند یک شبه نابود شود یا قرنها بیشتر از ترکیبات حیاتی ای که در اصل آنها را خلق کرده اند زنده بمانند. سیستمهای اجتماعی بر مبنای طرز تفکرها، ادراکها، باورها، انگیزه ها، عادات و انتظارات انسانها پا بر جا می مانند. چنین سیستمهایی نمایانگر نوعی روابط است که در این روابط ثبات واحدهای فردی مربوطه می تواند بسیار نازل باشد. اگر یک سیستم باز بخواهد زنده بماند، حداقل باید به حالتی برسد که در آن به اندازۀ کافی از محیط خود درونداد دریافت نماید تا بتواند در عملیات سیستم ستاده به علاوۀ انرژی و موادی را که مصرف کرده جبران نماید، در تئوری سیستم این حالت به عنوان حالت پابرجا یا تعادل پویا خوانده می شود. سیستمها می توانند بسته یا باز باشند. اگر در سیستمی اطلاعات، انرژی یا مواد با محیط خود مبادله گردد، همان طور که در سیستمهای زیست شناسی (مثل افراد یا حیوانات) یا اجتماعی (مثل یک شرکت) اتفاق می افتد آن را یک سیستم باز تلقی می نمایند. اگر سیستمی با محیط خود چنین روابط متقابلی نداشته باشد (مثل یک ساعت زنگ دار کوکی در طی زمان کوک خود) آن را سیستم بسته محسوب می کنند. مجموعه یا گروهی از اشیاء مرتبط، یا غیر مرتبط، به نحوی که یک واحد پیچیده را تشکیل دهد، ترکیب کلی اجزاء که بر حسب طرح یا برنامه ای نظم یافته باشد. خصوصیت اساسی علم این است که دانش از طریق کاربرد روش علمی کشف و منظم شده است. بنابراین وقتی ما از علم نجوم یا شیمی صحبت می کنیم، منضور ما مجموعه دانشی است که در رابطه با کشف حقایق عمومی در این زمینه ها پدید آمده است. علم با توجه به روابط بین متغیرها منظم شده و محدودیتهای آن مشخص گردیده و اصول اساسی آن کشف شده است. بارورترین هنرها همیشه بر اساس درک علم مربوطه قرار دارد. بنابراین علم و هنر از هم جدا نیستند بلکه مکمل یکدیگرند. مدیرانی که کوشش می کنند بدون تئوری و بدون دانشی که از آن نشأت گرفته مدیریت کنند، باید به شانس، شعور یا آنچه در گذشته انجام داده اند اعتماد کنند. با استفاده از دانش سازمان یافته آنها فرصت بسیار مناسبتری برای طراحی یک سیستم مدیریت قابل اجرا و ارائۀ یک راه حل منطقی برای یک مسئله مدیریتی پیدا خواهند کرد. ولی اطلاع صرف از اصول و تئوری، نتایج موفقیت آمیز را تضمین نخواهد کرد، زیرا شخص باید بداند چگونه آنها را مورد استفاده قرار دهد. چون هیچ علمی وجود ندارد که همه چیز در آن شناخته شده و تمام روابط آن اثبات شده باشد، علم نمی تواند ابزار جامعی برای هنرمند باشد. مزیت اصلی این نوع سازمان پاسخگویی سریع به نیاز مشتریان است، درجایی که رضایت مشتری شرط اساسی برای بقای سازمان می باشد ساختار سازمانی بر مبنای ارباب رجوع یا مشتری ساختاری مطلوب به شمار می آید. کارکنان واحدهای مختلف سازمان که پیوسته با یک نوع ارباب رجوع سروکار دارند با تجربه و آگاهی بیشتر خدمات خود را ارائه می دهند و نیاز مشتری با کیفیت بهتری برآورده می شود. از معایب این نوع سازمان هزینۀ بالایی است که بر دوش سازمان تحمیل می گردد، زیرا واحدها ممکن است همواره مشتری نداشته باشند و از امکانات تخصیص داده شده به نحو مطلوب استفاده نگردد. در این نوع سازمان واحدها به گونه ای تقسیم می شوند که هر کدام پاسخگوی گروه متفاوتی از مشتریان سازمان می باشند. گروه های مختلف مشتریان سازمان ممکن است نیاز به خدمات متفاوت، کالاهای مختلف و شیوه های گوناگون فروش داشته باشند و هرگاه پاسخگویی به این نوع نیازهای متفاوت منظور سازمان باشد این نوع ساختار سازمانی مطرح می گردد. مزیت اصلی سازمان بر مبنای منطقۀ عملیات سرعت و سهولت شناخت نیازهای هر منطقه و رفع آن نیازها است. در شرایطی که مناطق مختلف با هم تفاوت دارند این نوع سازمان بسیار مفید بوده و می تواند پاسخ گوی نیازهای متفاوت آنها باشد. پراکندگی واحدهای منطقه ای در این نوع ساختار ممکن است وحدت رویه در سطح کل سازمان و هماهنگی بین واحدها را با مشکل مواجه سازد و در پاره ای از موارد این امر محدودیتی برای سازمان بر مبنای منطقۀ عملیات به شمار می آید. هرگاه منطقۀ عملیاتی اساس تقسیم بندی سازمان قرار بگیرد، سازمان بر مبنای منطقۀ عملیات حاصل می شود. زمانی که شرایط اقتضاء کند و از نیازهای منطقه به خوبی آگاه بوده و سازمان خود را برای رفع آن نیازها تجهیز کنیم سازمان منطقه ای بسیار مفید می باشد. مانند مؤسسات توضیح کالا و خدمات در این نوع سازمان ها مسئولیت ها و اختیارات مدیران عملیاتی روشن و مشخص بوده و استقلال بین آنان در عملیات حفظ می شود. سهولت ارزیابی عملکرد سازمان بر اساس نوع تولید و خدمات و توجه به هدف تولید و ارائه خدمات به جای هدف های واحدهای تخصصی مجزا از دیگر مزایای این نوع سازمان می باشد. سازمان مذکور در زمانی که تعداد و انواع تولیدات مؤسسه در حد بالایی می باشد ساختار مناسبی به شمار می آید. محدودیت این سازماندهی تضعیف گروه های تخصصی به علت پراکنده شدن آنها در واحدهای مختلف می باشد. به وجود آمدن ناهماهنگی بین واحدهای تولیدی یا خدماتی در کل مؤسسه نیز ممکن است در این نوع سازمان مشکل آفرین گردد. در سازمان بر مبنای نوع تولید واحدها بر اساس تولیدات یا نوع خدمات سازمان تقسیم می شوند، مانند سازمانی که دارای 3نوع خط تولید آبگرمکن، بخاری و یخچال می باشد. سازمان بر مبنای پروژه یا برنامه یک نوع سازمان بر مبنای نوع عملیات به شمار می آید که دارای دورۀ عمر محدود و مشخصی می باشد. یکی از مزایای سازمان بر مبنای وظیفه ایجاد حوزه های قوی تخصصی در سازمان می باشد. به علت تقسیم وظیفه، گروه های تخصصی مشابه در غالب واحدهای خاص در سازمان به وجود می آیند و نیروهای فنی و متخصص مجتمع می شوند (در یک جا جمع می شوند) ارتقاء سطح تخصصی مزیتی است که به این ترتیب در این نوع سازماندهی بوجود می آید. مزیت دیگر این نوع سازمان بازدهی بالای آن در کارهای معین و ثابت است. اما اگر محیط سازمان و نیازهایی که فعالیت سازمان معطوف به نفع آنها است تغییر کند، این نوع سازمان فاقد انعطاف لازم بوده و نمی تواند خود را سریعاً با تغییرات تطبیق دهد. مشکل دیگر دشواری ارزیابی عملکرد کلی سازمان در رابطه با فعالیت واحدهای مختلف می باشد. به طور خلاصه در سازمان بر مبنای وظیفه، هدف کلی و مأموریت اصلی سازمان را بر اساس تقسیمات وظیفه ای در غالب واحدها و پست های سازمانی سرشکن می کنیم (جزئی تر می کنیم) و سپس مسئولیت ها و اختیارات پست ها و واحدها را مشخص می سازیم، سپس این پست ها و واحدها را چنان با هم مرتب می سازیم که کار هماهنگی و نظارت همچنین هدایت از طریق سطوح مختلف مدیریت امکان پذیر شود. در سازمان بر مبنای وظیفه واحدها بر حسب وظیفه تقسیم شده و هر یک وظیفه ای غیر مشابه با دیگری را انجام می دهد. برای سازماندهی بر این مبنا باید وظیفۀ کلی و هدف اصلی سازمان به وظایف جزئی تر تقسیم شود و این تقسیم بندی تا حدی که معقول باشد ادامه یابد. اصولاً هر سازمانی برای انجام وظایف خود نیاز به 2نوع واحد دارد، یکی واحد صف (مجری هدف اصلی سازمان و درگیر مستقیم عملیات تولید) و دیگری واحد ستاد (پشتیبانی از عملیات واحد صف) می باشد. ملاک اصلی تشخیص واحدهای صف از ستاد در هر سازمانی هدف اصلی آن سازمان می باشد. به منظور افزایش کارایی عملیات از تعداد کارکنان ستادی کاسته می شود و سعی می شود نیروهای کمتری در این بخش ها استخدام شوند. در عین حال که توانمند سازی و عوامل مربوط به آن به افزایش عدم تمرکز در سازمانها می انجامد، در فن آوری اطلاعات و سیستم های مدیریت کارآمد فقط کنترل متمرکز را افزایش می دهد. مدیران در سازمان های توسعه یافته با تفویض اختیار بیشتر به کارکنان زمینۀ افزایش توانمندی آنان در اخذ تصمیم در مورد مسائل کاری خودشان را فراهم می آورند تا به این ترتیب راهکارها و طرق بیشتری در سطوح متعدد مدیریت مورد رسیدگی و بررسی قرار گیرد و تصمیمات مناسب تری اخذ گردد. بسیاری از سازمانها از حیطۀ نظارت و کنترل گسترده تری استفاده می کنند در نتیجه خط فرمان آنها کوتاه تر می شود و توجه به توانمند سازی کارکنان اولویت بیشتری می یاد و هر مدیر موظف می شود تا مسئولیت رسیدگی به کار تعداد بیشتری از کارکنان را که به نظارت کمتری نیاز دارند را به عهده گیرد. بدین ترتیب که با استفاده از ریتم های ترکیبی ساختارهای افقی تر بکار گرفته می شوند و سازمانها با خواسته های مشتریان خود بیشتر آشنا می شوند و در نتیجۀ این تغییرات کارکنان معمولاً با بیش از یک مدیر سرو کار دارند. بدین ترتیب سازمانها با حذف سطوح مدیریتی غیر مدیریتی در برابر تهدیدات محیطی مقاومتر میشوند. افزایش اثر بخشی سازماندهی مستلزم آشنایی بیشتر مدیران با روشها و گرایش های مهم در محیط سازمانی جدید است، برخی از این روشها عبارتند از: برخی از مدیران ترجیح می دهند که سازمان خود را به شیوه های کاملاً متمرکز اداره کنند. مفهوم تمرکز بر چگونگی اخذ تصمیم دلالت دارد، اگر کلیۀ تصمیم های مهم در سطح مدیریت عالی اتخاذ شود گفته می شود که سیستم کاملاً متمرکز است ولی اگر با تفویض اختیار فرصت تصمیم گیری برای سطوح عملیاتی سازمان ایجاد گردد سیستم را غیر متمرکز می نامند. البته در سیستم های غیر متمرکز نیز کنترل مدیریت عالی با بهره گیری از مجموعه متنوعی از ابزار نظارت و بازرسی استمرار می یابد. در شرایطی که سازمان از سیستم های غیر متمرکز استفاده می کند پروسۀ تصمیم گیری با سرعت بیشتری طی می شود، مدیران میانی در شرایط مطلوب تری پرورش می یابند، همچنین نیاز مدیران به احترام و خود شکوفایی به نحو بهتری ارضاء می گردد. که بر جایگاه اصلی تصمیم گیری در سازمان دلالت دارد. به این ترتیب که هرگاه کلیۀ تصمیم های مهم در ردۀ بالای ساختار سازمانی (مدیریت عالی) اخذ شود سازمان بسیار متمرکز خواهد شد و هرگاه با تفویض اختیار امکان تصمیم گیری توسط مدیران سطوح میانی و عملیاتی افزایش یابد از میزان تمرکز کاسته می شود. که به تعداد کارکنانی که مستقیماً به یک مدیر گزارش می دهند دلالت دارد. به این ترتیب بر حسب تعداد سطوح سازمانی شکل هرم سازمانی ممکن است به صورت تخت، متوسط یا بلند در بیاید.متخصصین رفتار سازمانی و مدیریت منابع انسانی به انتظارات نقش های افراد در ارتباط با شغلها یشان اهمیت می دهند و برای هر شغلی شرایط روحی و روانی خاصی را مناسب می دانند. مدیریت منابع انسانی برای انجام درست تقسیم کار بایستی به 2دسته اطلاعات دسترسی داشته باشد، یکی شناسایی افراد و دیگری شناسایی مشاغل سازمانی در تقسیم کار به دلیل تخصصی شدن کارها، افراد وظیفۀ خود را به سادگی آموخته و از کارایی بیشتری برخوردار می گردنند. به تقسیم کارها به کوچکترین وظایف نامتشابه (غیر همسان) به طوری که تولید و کار بهتری با کوشش متشابهی امکان پذیر باشد اطلاق می شود. در بحث مدیریت با دو کلمۀ مؤثر(اثر بخش) و کارآمد(کارایی) زیاد روبه رو میشویم. مدیریت فراگرد بکارگیری مؤثر و کارآمد منابع انسانی و مادی بر مبنای یک نظام ارزشی پذیرفته است که از طریق برنامه ریزی، سازماندهی، بسیج منابع و امکانات هدایت و کنترل عملیات برای دستیابی به اهداف تعیین شده صورت می پذیرد.خط مشی در مفهوم کلی الگوی عملی (اجرایی) پایداری است که انتظارات مختلف و گاهی متناقض و همچنین رفع مشکلات و موانع موجود را پاسخگو بوده و برای جلب همکاری در حل و فصل مسائل ایجاد انگیزه می نماید. در واقع خط مشی الگوی عملیاتی است که قابلیت اجرایی دارد. انتقال بازارهای فروشندگان به خریداران، تعیین سریع نرخ و تکنولوژی رشد دانش فنی =====> افزایش تولید =====> افزایش عرضه تفکر فراتر به سیستم از اجزای آن مجموعه ای به هم پیوسته از اجزای مرتبط و نیز مرتب که تشکیل یک واحد منظم (ساختار منظم) برای حصول هدف معین را می دهند. به عنوان مثال بعد از وقوع زلزله، کسی باید باشد که بتواند بحران را مدیریت کند تا خسارات بیشتر به وجود نیاید.
